Control horario de empleados

Vamos a intentar explicar cómo afrontar la nueva obligacion legal con el control horario de empleados.

  • ¿Qué alternativas existen para llevar el registro de control horario? desde un sencillo registro basado en excel firmado por el empleado,pasando por un software de gestión, al control biométrico.
  • Dependiendo del tipo de empresa, ¿qué alternativa es mejor?, todas las soluciones son válidas, nadie conoce mejor la empresa que uno mismo.

Hace ya casi dos meses tomaron la decisión de obligar a todas las empresas a llevar un control horario de los empleados, independientemente del tipo de jornada que realicen, tiempo parcial o completa.

Han dado dos meses para adaptarse a esta nueva obligación y ya solo quedan días, menos de una semana, aún muchas todavía están sopesando la decisión sobre como realizarlo y, para ayudar,vamos a ver cómo gestionar el control horario en Asturias,menudo quebradero de cabeza….No…es muy sencillo

Lo primero que tenemos que hacer, es mentalizarnos, tener en cuenta que el registro horario para los trabajadores es una realidad y es obligatorio.

Control horario de los empleados, alternativas…

Tendremos que elegir entre:

  • Registro de forma manual
  • Harware Terminal Físico que nos registre entradas y salidas
  • Aplicación de software / APP

Registro manual,pros y contras…

  • Esta es sin duda la alternativa más sencilla para llevar el registro una simple hoja de cálculo para que todos los empleados firmen hora de entrada y hora de salida.
  • Supone una carga administrativa alta, en el que se van unas cuantas horas al mes cuantos más empleados mayor será la carga.
  • Obviamente no se integra con el programa de nóminas, por lo que, si algún empleado realiza horas extra, estas se deben de pasar de forma manual para que sean abononadas.
  • La correción de errores supone un problema, pues habría que volver a firmar toda la hoja mensual.
  • Hay que guardar las hojas de cada empleado,y tenerlas disponibles para empleados,sus representantes e inspectores de trabajo
  • El mayo inconveniente es que el registro no esté digitalizado.
  • Para los empleados, esta opción tampoco es la mas ideal, debido a que cada empleado es responsable de firmar entrada y salida, puede dar lugar a falta de control. ¿ Realmente esas son las horas,quién vigila que las horas indicadas sean las correctas?

Terminales Físicos,el reloj de fichaje

  • El reloj de fichaje es un invento del siglo XIX, la tecnología ha hecho evolucionar el modelo, antiguamente se introducian unas tarjetas de cartón, estas eran troqueladas y se depositaban en la casilla correspondiente al empleado, en la actualidad han evolucionado mcuho pero la premisa es la misma.
  • Un Terminal registra las entradas y salidas de los empleados en la empresa, la forma de registro de estos terminales puede ser:
  • Biometricos ( Huella dactilar, Rostro o Iris), RFID (tarjetas, llaveros, pulseras…) Codigo PIN, o combinación (huella+pin, tarjeta+pin…)
  • Los terminales con lector biométrico por huella dactilar son los más habituales y seguros ,y los de reconocimiento facial van en auge.
  • Con estos Terminales Físicos el empleado selecciona si está registrando una entrada,una salida,un pausa café… y, al pulsar con su huella previamente introducida en el sistema, queda registrada la acción según haya seleccionado.
  • Este tipo de lectores vienen con software con el que se pueden corregir errores, por ejemplo, se nos olvidó marcar salida, hemos marcado una salida a la hora de entrar…
  • Con ellos dispodremos de informes para ponerlos a disposición de la Inspección de forma sencilla.
  • La información siempre queda almacenada en el propio dispositivo, no puede manipularse, se pueden realizar backup de forma manual o dejarlos programados para tener copias de seguridad
  • Los datos como la huella dactilar no puede extraerse, y algo muy importante para cumplir con la RGPD, la huella no puede quedar guardada como imagen sino como un algoritmo matemático de encriptación.

El registro a través de Software – APP

  • La última alternativa es un Software – APP
  • Puede estar instalado en el ordenador del empleado
  • APP en el teléfono de empresa que tenga el trabajador
  • El empleado selecciona la entrada o salida y realiza su registro. Es muy sencillo de utilizar y de implantar.
  • Dependiendo del programa, pueden integrarse con Terminales Físicos,de esta manera tendremos la opción de fichaje en el terminal para los empledos que su jornada laboral esté en un lugar físico, y a través de la app para los empleados que esten en movilidad.
  • Todos suelen tener opciones complementarias como portal de empleados en los que el empleado puede ver el calendario laboral, solicitar vacaciones, gestión de turnos, informar de incidencias…
  • Facilitan la corrección de errores.
  • La emisión de listados de horas que nos puedan solicitar la inspección de trabajo, los trabajadores o sus representantes resulta muy sencilla.
  • Nos ayuda a mantener la información durante los cuatro años que require la ley.
  • Dependiendo del programa este se puede ser integrado con el de nóminas el exceso de jornada, en caso de realizarse, estas se transformaran en horas extraordinarias o complementarias.

Y la mejor alternativa para ti es…todas son válidas

ventajas control horario

El registro manual puede ser una buena opción para una empresa con muy pocos empleados, y en los que todos hacen el mismo horario en la oficina. En este caso llevar el registro horario mediante firma no debe de suponer un gran problema,a tener en cuenta que hay que guardar los registros durante cuatro años.

El registro mediante Terminal Físico es buena opción para aquellas empresas con más de 10 empleados que no trabajen en movilidad o que se quiera tener una gestión mucho más eficaz. La inversión realizada se rentabiliza pronto, mayor cuanto mayor sea el número de empleados. Si una parte de los empleados no pasan por la oficina, la cosa se complica ligeramente, la solucion es integrarlo con un fichaje a través de Software.

Finalmente el control horario de empleados con aplicación web o app para móvil es perfecto si tenemos empleados en movilidad.Suelen ofrecer opciones extra, como solicitar vacaciones ,gestión de turnos,incidencias… Integrados con Terminales Físicos biométricos, son la alternativa perfecta para todo tipo de organizaciones.